In der Büro- und Wissensarbeit schlummern ungeahnte Potenziale. Digitalisierung, steigende Komplexität und eine dynamische Marktentwicklung machen es heute unumgänglich, auch hier bestehende Prozesse zu überdenken und zu verbessern. In unserer langjährigen Erfahrung haben wir festgestellt, dass es drei wesentliche Faktoren gibt, die nachhaltige Ergebnisse liefern:

1. Mitarbeiter einbeziehen: Diejenigen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, kennen die Abläufe am besten. Ihre Einbindung ist der Schlüssel zum Erfolg.

2. Ein klares Zukunftsbild schaffen: Ein gemeinsames Ziel gibt Orientierung und Motivation.

3. Lean-Prinzipien anwenden: Diese Prinzipien helfen dabei, Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten.

Anhand dieser Prinzipien wird im folgenden Artikel beispielhaft der Prozess der Angebotserstellung in einem mittelständischen Industrieunternehmen optimiert.

BEISPIELHAFTE PROZESSOPTIMIERUNG

1. Prinzip: Wert einer Leistung aus Kundensicht definieren

Der Kunde steht immer im Mittelpunkt. Zu Beginn jeder Prozessoptimierung fragen wir: Wer sind die Kunden dieses Prozesses und welche Erwartungen haben sie? Nehmen wir die Angebotserstellung als Beispiel. Hier sind es zunächst die externen Kunden. Wollen sie das Angebot so schnell wie möglich oder legen sie mehr Wert auf eine genaue Lieferterminaussage? Diese Informationen bilden die Basis für eine objektive Bewertung und Verbesserung des Prozesses. Daraus leiten wir wichtige Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Termintreue und Lieferqualität ab. Aber auch die internen Kunden – wie die Außendienstmitarbeiter – sind entscheidend. Sie benötigen weniger Troubleshooting und mehr Transparenz.

2. Den tatsächlichen Ist-Prozess (Wertstrom) verstehen

Um die Ausgangssituation genau zu erfassen, verlassen wir uns nicht nur auf vorhandene Prozessdokumentationen oder Einzelmeinungen. Stattdessen setzen wir auf moderierte Workshops, bei denen alle Beteiligten zusammenkommen. Gemeinsam erstellen wir eine detaillierte Prozess-Map, die jeden Schritt von der Anfrage bis zum fertigen Angebot abbildet. So gewinnen wir ein klares Verständnis der aktuellen Abläufe und identifizieren Engpässe, Liegezeiten und Fehlerquellen.

3. Die Wertschöpfungskette in Fluss bringen

Nachdem wir ein genaues Bild des Ist-Prozesses haben, modellieren wir den Soll-Prozess. Dabei eliminieren wir unnötige Schritte, fassen Tätigkeiten zusammen und ändern die Reihenfolge, wo es sinnvoll ist. Das Ziel: Ein gleichmäßiger Fluss der Angebotsanfragen und Informationen. Dies beschleunigt den Prozess und macht ihn effizienter.

4. Ein ziehendes System etablieren („Pull-Prinzip“)

Statt Anfragen und Informationen einfach in die Prozesskette zu schieben, setzen wir auf das Pull-Prinzip: Die nachfolgende Bearbeitungsstufe zieht die benötigten Informationen, wenn sie sie braucht. Durch klare Vereinbarungen an den Nahtstellen wird der Prozess kürzer, schlanker und transparenter. Standardangebote nehmen eine Abkürzung, während komplexe Sonderanfragen in die spezialisierten Abteilungen gehen.

5. Streben nach Perfektion durch kontinuierliche Verbesserung

Einige Teilabschnitte des neuen Soll-Prozesses können sofort umgesetzt werden, andere realisieren wir etappenweise. Doch selbst wenn alle Voraussetzungen geschaffen sind, bedeutet das nicht, dass der Prozess automatisch perfekt funktioniert. Der Einfluss menschlicher Faktoren und sich ändernder Rahmenbedingungen ist groß. Deshalb setzen wir auf kontinuierliche Verbesserung: Abweichungen und Probleme müssen zeitnah erkannt und systematisch angegangen werden. Kennzahlen und -ziele auf Prozesstafeln, regelmäßige Gespräche und in Lean-Methoden geschulte Mitarbeiter sind die Eckpfeiler für eine nachhaltige Weiterentwicklung.

< zurück zur Übersicht