Hybride Teams führen - Erfolgreiche Strategien für das neue Arbeitsmodell

In der heutigen Arbeitswelt geht es nicht mehr nur darum, wie und wo wir arbeiten – sondern vor allem mit wem und unter welchen Bedingungen. Hybride Zusammenarbeit, die durch Digitalisierung und die Pandemie an Fahrt gewonnen hat, stellt uns vor neue Herausforderungen. Besonders für die jüngeren Generationen X und Y sind Flexibilität und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben entscheidende Faktoren. Laut einer Cisco-Studie aus dem Jahr 2022 profitieren insbesondere Millennials (Generation Y) und Gen Z stark von hybrider Arbeit, da sie eine Verbesserung ihrer Work-Life-Balance durch hybride Arbeitsmodelle wahrnehmen. Diese Studie zeigt, dass 83 % der Millennials und 80 % der Gen Z eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch hybride Arbeit erleben. Doch was bedeutet hybride Arbeit für die Menschen im Team? Und wie können wir sicherstellen, dass alle Beteiligten in diesem neuen Arbeitsmodell gehört, gesehen und unterstützt werden?

Was sind hybride Teams?

Was kennzeichnet erfolgreiche hybride Zusammenarbeit?

Vor welche Herausforderungen stellt hybride Arbeit Führungskräfte?

Hybride Zusammenarbeit meistern – auf diese Aspekte kommt es an

Fazit

Hybride Teams sind so vielfältig wie die Menschen, die sie ausmachen. Die Zusammenarbeit findet nicht mehr zwangsläufig im selben Raum oder zur selben Zeit statt. Stattdessen arbeiten Teammitglieder von unterschiedlichen Orten und oft auch zu unterschiedlichen Zeiten. Dies bringt eine neue Dimension der Zusammenarbeit mit sich: Wie schaffen wir es, dass sich jede – egal ob im Homeoffice, im Büro oder unterwegs – als Teil des Teams fühlt?

Unter welchen Rahmenbedingungen hybride Arbeit genau umgesetzt wird, sollte jedes Unternehmen für sich definieren. Feste Kernarbeitszeiten und Bürotage funktionieren in einem Unternehmen besser als eine vollständig freie Zeit- und Ortseinteilung, in einem anderen mag das genau andersherum sein.

Wichtig ist: Hybride Zusammenarbeit muss flexibel auf die Bedürfnisse der Menschen eingehen, damit das Arbeitsmodell für alle funktioniert.

Hybride Arbeit verändert nicht nur das Wie, sondern auch das Miteinander in Teams. Digitale Meetings und asynchrone Kommunikation stellen die Zusammenarbeit auf den Prüfstand, doch unter den richtigen Bedingungen kann hybride Zusammenarbeit besonders produktiv sein. Der Schlüssel liegt darin, klare Strukturen zu schaffen und gleichzeitig den individuellen Bedürfnissen der Teammitglieder gerecht zu werden.

Hybride Teams profitieren von:

• Individuellen Fokuszeiten ohne Störungen
• Einer besseren Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben
• Höherer Arbeitsmotivation und Zufriedenheit
• Besserem Energiemanagement

… wenn die Rahmenbedingungen stimmen:

• Struktur und Regeln sind klar formuliert und allen Teammitgliedern bekannt
• Offene Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Führungskräften wird aktiv gefördert
• Eigenverantwortung und Selbstorganisation werden unterstützt

Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, Teams zu managen, die nicht gleichzeitig am selben Ort arbeiten. Die Kommunikation verändert sich, die Dynamik im Team wird komplexer. Führungskräfte müssen deshalb besonders aufmerksam sein, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder eingebunden und informiert sind.

Wichtige Punkte sind:

• Unterschiedliche Erreichbarkeiten: Nicht alle Teammitglieder sind gleichzeitig verfügbar
• Späteres Erkennen von Konflikten oder Herausforderungen
• Fehlende Weitergabe von Informationen an alle

Ein bewusstes Fokussieren auf diese Herausforderungen hilft Führungskräften, ihre Teams gezielt zu stärken und die Zusammenarbeit reibungslos zu gestalten.

1. Kultur und Vertrauen

Neue Arbeitsformen können nur erfolgreich sein, wenn auch die Unternehmenskultur mitwächst. Flexible Arbeitszeiten und -orte stellen das Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden und der Führungskraft auf die Probe. Hier gilt es, eine Kultur des Vertrauens und der psychologischen Sicherheit zu schaffen.

Psychologische Sicherheit bedeutet:

• Fehler und Herausforderungen dürfen offen angesprochen werden, ohne negative Konsequenzen zu befürchten
• Mitarbeitende können sich sicher fühlen, Fragen, Ideen und Bedenken zu äußern
• Führungskräfte behalten den Überblick und vermeiden Überlastung
• Ein offenes und unterstützendes Umfeld, in dem jede Fehler als Chance betrachtet, stärkt das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team.

2. Gemeinschaft und Zusammengehörigkeitsgefühl

Hybrides Arbeiten bringt die Gefahr mit sich, dass sich Teammitglieder isoliert fühlen – insbesondere, wenn sie überwiegend remote arbeiten. Es ist deshalb entscheidend, den Teamgeist auch im hybriden Kontext zu fördern.

Maßnahmen zur Stärkung des Teamgefühls:

• Plane Meetings so, dass genug Zeit für informellen Austausch bleibt, z. B. für virtuelle Kaffeepausen
• Fördere das Gemeinschaftsgefühl durch Teamevents, die sowohl digital als auch in Präsenz stattfinden können
• Gestalte das Büro als einen Ort der Begegnung, an dem Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich auszutauschen und Beziehungen zu pflegen

3. Kommunikation

In hybriden Teams ist digitale Kommunikation der Dreh- und Angelpunkt. Wenn technische Probleme oder unklare Kommunikationsregeln auftreten, leidet die Zusammenarbeit. Hinzu kommt, dass nicht alle Teammitglieder den gleichen Zugang zu den verwendeten Tools haben oder sich mit ihnen wohlfühlen.

Worauf du achten solltest:

• Definiere klare Kommunikationskanäle und sorge dafür, dass alle Mitarbeitenden damit vertraut sind
• Stelle sicher, dass die technische Ausstattung im Büro und zu Hause den Anforderungen gerecht wird
• Fördere den offenen Austausch, indem du regelmäßig Raum für Fragen, Ideen und Feedback bietest
• Eine reibungslose Kommunikation sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und alle auf demselben Stand sind.

4. Arbeitsorganisation und Informationsflüsse sichern

Eine klare Organisation und gut funktionierende Informationsflüsse sind essenziell für hybride Teams. Ohne zentrale Ablagestrukturen oder übersichtliche Taskboards kann schnell Chaos entstehen – insbesondere, wenn Mitarbeitende an verschiedenen Orten arbeiten.

Wie du die Arbeitsorganisation optimierst:

• Verwende ein zentrales “Taskboard”, das für alle zugänglich ist und stets aktuell gehalten wird
• Lege wichtige Informationen an einem Ort ab, auf den alle Mitarbeiter:innen zugreifen können
• Nutze gemeinsame Kalender, um Arbeitszeiten und wichtige Termine für alle transparent zu gestalten
• So bleibt die Arbeit gut koordiniert, und niemand wird aus dem Prozess ausgeschlossen.

5. Tools sinnvoll einsetzen

Es gibt unzählige Tools für die hybride Zusammenarbeit, doch zu viele können auch Verwirrung stiften. Wichtig ist, dass die eingesetzten Hilfsmittel den Bedürfnissen des Teams entsprechen und effizient genutzt werden.

Tipps für den sinnvollen Einsatz von Tools:

• Weniger ist mehr – besprecht im Team, welche Tools wirklich benötigt werden
• Testet neue Tools in der Praxis, bevor ihr eine Entscheidung trefft
• Schult die Mitarbeitenden im Umgang mit den Tools, damit sie sicher und effizient eingesetzt werden können

Hybride Arbeit muss aktiv gestaltet und kontinuierlich reflektiert werden. Nur so können die verschiedenen Bedürfnisse der Teammitglieder berücksichtigt und die Zusammenarbeit erfolgreich gestaltet werden. Regelmäßige Retrospektiven im Team helfen, die Strukturen und Tools zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Diese Retrospektiven sollten idealerweise in einem festen Rhythmus stattfinden, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Während dieser Sitzungen können sowohl technische Aspekte, wie die Nutzung von Tools, als auch zwischenmenschliche Themen, wie die Teamdynamik und das Gemeinschaftsgefühl, adressiert werden. Wichtig ist es, die Ergebnisse der Retrospektiven transparent festzuhalten und gemeinsam konkrete Maßnahmen zur Optimierung der Zusammenarbeit zu entwickeln. So wird gewährleistet, dass alle Teammitglieder in den Verbesserungsprozess eingebunden sind und sich ernst genommen fühlen.

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