Fehlzeitenzeitenmanagement in Unternehmen

Es wäre falsch, zu behaupten, dass in vielen, vor allem größeren Unternehmen, keine Maßnahmen umgesetzt werden, um Gesundheitsausfälle von Beschäftigten zu reduzieren und das Wohlbefinden zu steigern. Im Gegenteil: Nicht zuletzt getrieben durch den Gesetzgeber sind in den vergangenen Jahren im Bereich des Arbeitsschutzes und der Ergonomie erhebliche Anstrengungen unternommen worden. Gesetzlich verpflichtend ist beispielsweise das betriebliche Eingliederungsmanagement für länger erkrankte Mitarbeiter. Ergänzt wird dies oft durch Gesundheitsprogramme und -aktivitäten. Dazu zählt der jährliche Firmenlauf, das Fitnessstudioangebot und Kurse zu gesunder Ernährung und Yoga. 

Solche gesundheitsfördernden Angebote machen Arbeitgeber attraktiv. Doch in einer Reihe von Unternehmen blieb das Ergebnis aller Mühen ernüchternd und Angebote blieben ungenutzt. Es ist jetzt müßig sich zu fragen, in welch schwindelerregende Höhen der Krankenstand gestiegen wäre, wenn man all dies nicht unternommen hätte: Fakt ist, diese Unternehmen bewegen sich nach wie vor weit jenseits des durchschnittlichen Krankenstandes in der deutschen Industrie (laut GKV: in 2019 4,34%).

Bei einem Unternehmen, das Antriebstechnik herstellt, fanden wir eine ähnliche Ausgangslage vor. Die durchschnittliche Quote krankheitsbedingter Fehlzeiten über alle Werke betrug ca. 10%. Man hatte ermittelt, dass die direkten jährlichen Kosten der krankheitsbedingten Fehlzeiten ca. 10 Mio. Euro betrugen. Das Ziel des ins Leben gerufenen Projektes „Gesundheitsmanagement“ war bescheiden und realistisch zugleich: nachhaltige Senkung der Quote krankheitsbedingter Fehlzeiten um 1%; also eine Einsparung von 1 Mio. Euro pro Jahr. Für die Realisierung wurden wir, die PTA Transformationsdesigner, als Trainer und Coaches ins Boot geholt.

Um den Ursachen für die überhöhten Krankenstände auf den Grund zu gehen, wurde in jedem beteiligten Werk eine Bestandsaufnahme zum Thema Gesundheitsmanagement erarbeitet. Basis der Bestandsaufnahme waren hierarchieübergreifende Interviews, bei denen auch die Mitarbeiterebene einbezogen wurde. Die Ergebnisse dieser Bestandsaufnahmen waren in den meisten Werken ernüchternd. Unsere Vermutung, dass ein nicht unerheblicher Prozentsatz der Fehlzeiten motivational verursacht waren, erhärtete sich.

Das lag an hauptsächlich zwei Ursachen: Zum einen die mangelnde Sensibilisierung der Führungskräfte vor Ort für das Thema Gesundheit, nicht selten verbunden mit einer wahrgenommen fehlenden Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern. Viele Führungskräfte sahen sich neben der Erreichung von Produktionskennzahlen und -zielen nicht in der Verantwortung, den Krankenstand zu reduzieren und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter zu steuern. 

Die zweite Ursache lag an der unzureichenden Unterstützung der Führungskräfte durch die eigenen Vorgesetzten und durch den Personalbereich. Daraus folgte eine mangelnde Konsequenz gegenüber auffälligen Mitarbeitern. Hinzu kam, dass der Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten umständlich und intransparent war. Ein systematisches Fehlzeitenmanagement war nicht vorhanden.

Im Anschluss folgte ein Konzeptionsworkshop. In diesem wurden zunächst die Ergebnisse der Bestandsaufnahme ausgewertet, die Ziele präzisiert und Potenziale identifiziert. 

Da wir die direkten Vorgesetzten als Schlüsselpersonen betrachteten, die einen immensen Einfluss auf die Anwesenheit der Mitarbeiter haben, wurde entschieden, bei diesen mit einer Sensibilisierung und Befähigung zum Thema Gesundheit anzusetzen.

Hierfür wurde eine Kick-off-Veranstaltung zur Information der betroffenen Führungskräfte geplant. Es wurden insgesamt vier Trainingsbausteine mit anschließender Umsetzungsbegleitung der Maßnahmen konzipiert.

Zusätzlich wurde beschlossen, die Führungskräfte künftig mit einem systematischen, digital automatisierten Prozess zu unterstützen, der konkrete Maßnahmen im Umgang mit betroffenen Mitarbeitern vorgibt. Je nach Dauer der krankheitsbedingten Abwesenheit reichen diese Maßnahmen von einem Begrüßungsgespräch über ein Fehlzeitengespräch bis hin zum betrieblichen Wiedereingliederungsmanagement.

Zur Sensibilisierung der Führungskräfte und zum Aufbau der benötigten Kompetenzen wurden Trainings mit folgenden Inhalten durchgeführt:

• Die Rolle und Verantwortung der Führungskraft, Aufgaben im Gesundheitsmanagement und Auswirkungen von Fehltagen
• Kennenlernen des elektronischen Unterstützungssystem
• Arbeitsrechtliche Grundlagen im Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten
• Kommunikation und Gesprächsführung unter Berücksichtigung von wertschätzendem Führungsverhalten
• Selbstkompetenz mit Blick auf die eigene Gesundheit und Lebensführung

Neben unseren Trainern wurden auch Mitarbeiter der Personalabteilung einbezogen, um diese als Ansprechpartner für die Führungskräfte stärker zu positionieren sowie ein Allgemeinmediziner für den Themenbereich Selbstkompetenz. 

Um den Transfer der Trainingsinhalte in die Praxis zu verstärken, fanden im Nachgang zu den Trainingsbausteinen Umsetzungsberatungen für die Trainingsteilnehmer statt. In diesen individuellen Gesprächen konnten die spezifischen Fragestellungen der Teilnehmer im Umgang mit betroffenen Mitarbeitern aufgegriffen werden und die Umsetzung der Trainingsinhalte und Maßnahmen im eigenen Bereich besprochen werden. Ziel war es, die neuen Vorgehensweisen nachhaltig in den Führungsalltag zu überführen.

Konsequentes Fehlzeitenmanagement verbesserte Zahlen und Führungsverhalten 

Im darauffolgenden Jahr konnten die Früchte all dieser Bemühungen geerntet werden: Die nüchternen Zahlen belegten, dass das Projektziel erreicht und teilweise sogar übertroffen wurde. 

Die Annäherung an die Problemstellung aus zwei verschiedenen Richtungen hat sich als richtige Vorgehensweise bewährt. Einerseits die Einführung eines festgeschriebenen Prozesses mit klaren Maßnahmen, Fristen und Kennzahlen; andererseits die Sensibilisierung und Befähigung der Führungskräfte auf der zwischenmenschlichen und kommunikativen Ebene.

Die Führungskräfte sehen die Reduzierung von Fehlzeiten stärker als ihre Aufgabe an und nehmen ihre Verantwortung wahr. Krankheitsbedingte Fehlzeiten werden klarer thematisiert und das Führungsverhalten ist wertschätzender geworden.

< zurück zur Übersicht